Interwoven协同文件管理助力澳洲狄金大学

　　合约管理流程的混乱与人工的作业方式，使得澳洲狄金大学在集中招标过程中，总是需要耗费许多时间在理清谁在哪一个版本的合约上做过修订，或者是在五个相距几百公里的校区计算机上寻找档案数据等工作上，为集中招标处增加了不少的工作负担。由于合约通常都需要跨多个部门才能完成，因此该部门急需建立一套能够在整个学校内部控管文件与电子邮件流向的信息系统。

　　为此，狄金大学决定导入以全球著名的企业内容管理解决方案提供商Interwoven公司WorkSite MP软件为核心的Interwoven协同文件管理解决方案。

　　Interwoven WorkSite采用以内容为中心的设计，可将文件、电子邮件、日程表与合约整合成集中化的档案，而且使用者无论属于哪个部门或在任何地点，都可通过系统内部或外部的途径存取这些档案。

　　信息服务部主任Richard Tan表示，在选型过程中，这套系统已受许多法律事务所广为采用，因而奠定了他们的信心。除此之外，该校员工对Interwoven另一套核心产品TeamSite网络内容管理系统的熟悉程度，更在选型当中起到了关键性的作用。而且这套文件管理系统还必须具有足够的开放性，以搭配该校既有的Linux与Unix系统运作，也要能具备充分的规模弹性，由最初的20名使用者扩充到未来数千名使用者。而Interwoven的解决方案完全满足狄金大学的要求，因此终得以在多个候选方案中脱颖而出!

　　Richard Tan指出:「过去我们都是由校内各部门自行草拟合约，然后发送到法务部协助审查再送回主办部门，这种人工操作非常耗时。现在，我们可利用Interwoven协同文件管理解决方案，创造出顺畅的协同作业环境，由招标人员负责拟订及监管各项合约，进而符合所有各项管理上的规定。」

　　Richard Tan补充说道:「电子化文件协同管理系统不但可大幅加速文件的协同作业，并可提升管理监控的程度。因为任何人只要存取任何文件，或是在文件上进行任何变更，都会在系统中留下纪录，便于日后查询，这对我们拟订合约等文件工作具有相当的重要性。而对于使用者而言，用来草拟合约的各种工具还是跟以前一模一样，不用担心操作的适应性，整套系统的运作可谓天衣无缝。」

　　Richard Tan还指出:「只要建立一份文件并传送给20个不同的人，就会产生20个不同的复本，使计算机必须浪费许多记忆空间，用来储存一些不必要的信息。当然还有其它一些问题，像是如何区分哪一个档案才是主档，以及在一个档案完成变更之后，如何同步完成其它档案的更新等等。我们相信只要能够完整 追踪合约的变动过程，了解其草拟方式，以及什么时候必须重新审核，将可使招标处的管理成效与工作效率大幅提升。」

　　狄金大学预期将在今年八月完成合约管理系统的建置，并马上开始用于纸本文件与议题文件的传播工作。

　　狄金大学目前共有二千五百多名教职员工以及三万名学生，在墨尔本东郊以及墨尔本西方的Geelong市各设有两个校区，另一个校区则位在维多利亚省西南岸的Warrnambool市。