信息化进程中，似乎最不缺少的是理念。
打开林林总总的IT网站，浏览大大小小的领域，仿佛都不约而同的传递着心照不宣的信息:没有新的理念就不是信息化。一方面，IT企业自身需要不断地升华出各种各样的新名词。另一方面，信息技术应用发展的潮流，又使IT厂商不得不在积淀提升的基础上，形成新的思想，营造新的机会。
日前，记者特邀业内著名的专业文件服务商——北京立思辰办公设备有限公司总裁池燕明与中国信息化杂志社执行社长王学武，就人们司空见惯的文件处理和资源节约关系，进行了对话。
以经济眼光看文件处理传统流程
王学武 :最近有人注意到一个旧酒装新瓶的现象。一个并不新鲜的概念——“生命周期”，被IT厂商不断地翻新运用。先是有人热炒“信息生命周期”，继而有人纵论 “企业生命周期”等等。作为国内最大的办公设备服务商之一的北京立思辰公司，也不甘落后地推出了“文件生命周期”的理念。您能否从政府与企业运营管理的角度谈谈，究竟有什么实际价值?
池燕明:提到文件，大部分人想到的就是一张张的纸质文件。对于文件成本的理解则是纸张、墨粉、输出设备等等眼睛能看到的耗材损耗和购置成本，并不一定能想到文件中的隐性成本。
我们所说的“文件生命周期”是指文件的生成、编辑、收集、分发、生产、存储和检索的全过程。通过“文件生命周期”这个概念，可以使人比较清晰地理解蕴含在文件流程中的管理效率和运营成本。
确切地说，“文件生命周期”就是文件的流转周期。从生命周期层面讲，文件是一个使命的概念，它的使命就是它所承载的信息，企业或政府最终想得到的也是文件上所承载的信息，纸张只是载体和形式。从流转周期层面讲，文件是一个管理的概念，而政府或者企业从这个动态的过程中，主要面临两个问题:一个是成本问题，一个是效能问题。
王学武:能否说具体点?
池燕明:举个例子，文件打印比文件复印成本高。在一个大型机构中，如果能实现打印文件的质量，而只需付出与复印同样的成本，这就是资源的合理利用。事实上，现在从产品和技术上完全可以轻易实现这一点，只是很多人不甚了解，一提到打印，就跑去买一大堆各式各样的打印机回来。在欧洲，30%以上的打印量已经从桌面打印机转移到多功能数码复合机上。在北美，这个比例更高。
针对文件生命周期的不同处理方案，会体现不同效能。大型机构如果存在多个文印设备品牌，设备功能和性能、使用情况及操作界面都不一致，需使用人员反复学习，一出问题就得四处找人维修。不同的品牌要找不同的厂商服务，零件的不兼容和服务标准的不统一还造成更高的维修成本、沟通成本、人力资源等多方面浪费。
有一家世界五百强企业就很有意思，他们的成本意识很强，因为打印成本比复印高很多，他们要求员工需要多份相同文件时，先打印一份，再拿去复印，成本是节省了，可是工作流程长了，效能反而降低。如果用先进的多功能数码复合机代替庞杂的打印机、模拟复印机、传真机、扫描仪，然后把它接入现有局域网，就能大幅度降低设备冗余和人均设备占有率，设备购置、维护和运营的费用就可马上降下来。所以我们正在帮助这家企业实施一体化的文件解决方案，在降低成本的同时，实现文件输出的工作流程更简单、更高效。
从本质上看，文件解决方案是要实现一种信息管理战略。信息是有成本的，也是有时效性的。它涉及到如何实现文件处理成本清晰、可靠和资源的节约，大量废弃的墨盒、废粉和硒鼓会对我们的环境造成破坏。它还关系到能否解决设备冗余，文件处理的效能能否提升,信息的分享和流转能否更有效率。但这些问题并未完全进入大型机构“一把手”或者决策层的视野，因此这部分信息成本，被人戏称为“没有被审计的成本”。
服务成本的老账新算
王学武:我曾经服务于不同的事业单位,也借调外企工作过。但我发现人们对文件管理占用运营成本的理解，并没有像您所阐述的看得那么严重。更多的单位是购置专用的复印、打印等办公设备，或专人管理，或严格登记，对资源的占用和浪费，似乎已经引起重视，或者说传统的管理流程已经习惯成自然。依您上面所提到的“文件生命周期”的理念，从效率和效益的角度，到底有多大的成本节约空间，您认为大型机构应该建立什么样的文件解决方案更实用?
池燕明:一般的大型机构和政府对文件的管理往往是模块化的，但是要想实现文件的生命周期，就必须存在一个网络，将各个模块相互关联起来，使文件的处理流程化。目前大型企业中，复印机和打印机的采购是分开部门负责的，有的企业甚至复印机是一个部门管理，打印机又是一个部门管理，耗材的采购还要去另一个部门批，各个部门有各个部门的权力和想法，一旦有问题就很难解决。
据国际数据公司(IDC)统计，大型企业用于文件处理的成本占企业运营成本的8%-10%。对此，要求大型企业不仅要具备战略眼光，还要有统一的规划。专业服务商建议大型机构从节约成本、提高效能、使用习惯三个方面来考虑文件解决方案。具体实施时可以分成四步。第一步是改变购买设备、添置配件、定期采购耗材，发生故障时又要支出无法预料成本的传统作法，实现“按张付费”。用户只需知道需要为它付多少钱，这就叫成本的“清晰、可靠”。第二步是网络连接，把文件输出设备接入现有网络，如果用多功能数码复合机代替大部分桌面打印机来打印文件，设备数量、维修成本和单张打印成本一下子就降下来了，输出速度和稳定性还能大幅度提高。第三步是部署应用软件，解决“文件生命周期”中的文件管理的效能问题。第四步是与专业的文件服务商合作，实现文件服务外包。
在纸质文件运营成本的节约目标与信息利用的效能需求上，政府与企业有着共通之处。当前，我国的IT政府采购已经开始注重服务采购。据了解，有一个部委直属机构目前正在进行文件服务外包采购招标，这是一个令人振奋的转变。政府的需求变化，反映了IT服务商已经开始为大型机构的资源节约发挥作用。
用管理思维审视外包安全
王学武:我个人认为，文件管理更多的涉及到机构的核心内容，而您所提到的方案，似乎更多的是侧重外包服务。能否谈谈，大型机构大型企业在得到如您所说的高效率、高品质、低成本服务的同时，如何保证其安全要求?
池燕明:您所说的对文件服务的安全要求保证，的确是文件服务的关键问题。文件安全主要体现在技术和管理两个层面。
就技术层面而言，传统的观念是“堵”，外面的别进来，里面的也不出去。文件锁在保险柜里面，登记造册。但是现在的社会需要信息共享，政府也在强调政务公开，传统的方法有局限。现有的做法是对纸张文件进行扫描后，形成电子文件，称其为“数字纸张”，对“数字纸张”所有的操作都是在为客户构建的软件平台上完成的，每一次的操作都可以通过授权管理，而且都有相关记录可以追溯。谁创建了文件，谁打印了文件，谁把文件带了出去，谁通过授权进入文件，谁没有授权被挡在外面，都是可以在系统上进行查询，这就保证了每一个操作的可追溯性，即使发生问题也可以在最短的时间内进行挽回，这是信息安全的“可追溯”概念。我们在为公安系统的一家大客户实施文件解决方案时，就采用了这样的安全管理策略。
就管理层面而言，首先应该有一套完整的保护信息安全的服务体系和内部监督机制。同时，客户应该选择具有较高专业品质、通过质量管理认证和良好信誉的专业文件服务商。我国政府采购对本国货物、本国厂商提供的服务优先采购的导向，也体现了对安全因素的考虑。
我们正在为一家著名的国内高科技企业设计文件解决方案，这家企业拥有几十项国内外专利甚至涉及国家安全，他们对文件信息安全极其重视，这是服务的重要环节，能为这样的企业服务，我们感到很自豪。
