中兴通讯成功实施网络报销后经过1年时间的稳定运行,系统的成效逐步显现,并在各方面均获取了可喜的回报。
直接效益分析
1、资金占用成本
网络报销系统通过和网银系统进行对接,实现了跨地域审批,跨地域支付,彻底的解决了原先在各地开设银行账户所造成的大量的资金占用问题。
系统实施前,中兴通讯在全国各地的营销办事处和研究所均开设了银行账户,用于对当地员工的报销支付等业务,各银行账户必须储备一定的安全存款。据不完全统计,日常性的资金余额约5000万人民币。由于中兴通讯的出纳支付必须见到审批单据,所有无法实现异地支付。网络报销系统上线实施后,公司总部出纳可以通过网络看到每一单据的审批记录,这使得异地支付成为可能。在取消了各地的账户准备后,大大减少了资金沉淀,按5%的年度资金占用率计算,每年可以节约250万人民币的资金占用成本。
2、报销及业务审批成本
网络报销系统的推行,为中兴通讯的人力成本也提供了大量的节余。
首先,网络报销大大简化了员工的报销过程。传统的报销中,员工需要带着纸面单据找到各层领导,整个单据签完字,往往要耗费员工大量的工作时间。其次,员工的报销也严重影响了领导的工作效率,不断的工作时间的签字打扰,也使得领导无法正常安排自己的工作。
针对上述两项进行保守测算,每个单据会额外消耗员工约1个工作小时,额外消耗各级领导累计约0.5个工作小时。员工平均每工作小时的成本约34元(按平均月工资6000元计算),领导平均每小时的成本约56元(按平均月工资10000计算)。这样每个单据的额外审批成本约62元。按中兴通讯每年近10万单的业务量测算,每年在单据审批上节余的人力成本约620万元人民币。
3、财务审核成本
网络报销系统通过大量的系统计算和标准设置,极大的简化了审核的工作量。特别是差旅费单据,审核不需要再去核对表针,计算补贴等复杂的操作,平均每单可以节约近10分钟的审核时间。中兴通讯每年的差旅费单据约5万单,仅此一项可以节省10万元。
4、财务账务付款成本
网络报销的推行不仅简化了员工和业务领导,同时也大大的简化了财务的工作。在没有施行网络报销时,所有的账务必须手工录入,银行的付款信息也必须手工录入,这样必须在审核会计岗位投入大量的人力。保守统计,每一单据手工录入ERP的时间约3分钟,录入银行的时间约2分钟。而财务录入人员每分钟的人力成本约0.2元。按此计算,每年的财务可节约人力成本10万元。
5、员工个人账户报告成本
面对中兴通讯近2万员工,财务人员需要处理大量和员工之间发生的往来业务,为了保证网络数据的准确,在财务在线实施前,员工无法实时知道自己的借款和报销情况,此时,必须通过财务从ERP系统中查找该员工相关发票并导出数据整理成报表,邮件发送员工。这样一个循环需花费财务近15分钟。即每次查询的成本约3元。如果在保证员工满意度的条件下每月为每位员工提供一次报表,其每年成本约70万元。
6、信息重复成本
在传统的模式下,每次报销员工均需要填写纸面的报销单据,里面包括了姓名,工号,部门,项目,报销账户等每次都一成不变的信息,这种重复的填写大大耗费了员工的时间。网络报销系统中将这些固定的信息全部存储于系统中,仅需要填写工号便可以调取所有相关信息。这样每个单据在填写上可以节约大概5分钟的时间,每一单的节余为2.8元,这样每年可以节约近28万元。







