背景资料
杭州市档案馆的档案管理信息化始建于1989年，经过十几年的发展，现有档案目录数据库记录1225694条、全文扫描122215页，各部委办局55家单位电子文件数量31606件、1510卷；192盘人口普查数据；缩微胶片524盘(625万页16MM画幅)，但是档案馆处理档案的整个流程还没有实现完全的自动化、效率也比较低、关键的手续还需要人工办理，没有充分发挥网络和计算机管理应有的效力。
杭州市档案馆有两个档案来源：一是市直机关、群众团体及其直属单位、市属企事业单位的档案；一个是从各单位以及社会上征集的档案。杭州市档案局对档案的处理程序是这样的：接收档案时将检查档案确认无误后并填写移交接收单—专业档案业务人员对接收下来的档案进行整理—相关业务人员再行检查无误后归档入库保管。
工程实施前，杭州档案局已建成的内部局域网主要通过DLINK等设备构成，通过一台思科2600路由器与市政府连接，通过一台代理服务器与局外部门外网连接；有20台工作站、3台服务器、5台低速扫描仪；还没有办公自动化软件。
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随着“阳光政府”、“透明政府”等理念的不断深入，政府信息公开制度也正在全国各地展开，以公开为原则，不公开为例外的要求使得档案馆提供查询的任务一下子加重和紧迫起来。杭州市作为政府信息公开推进的比较早的城市，杭州市档案馆也面临着提高查询能力和查询质量的迫切要求。
档案馆原先的查询方式以条目查找为主，能实现全文查找的还非常少，但条目检索有很大的局限性，很多时候文件的标题中不可能涵盖所有重要的内容。因此，实现全文检索就成为杭州市档案馆网上图书馆的重要目标。而且用条目进行档案管理的话，条目就必然要求分的很细，基本上要求4级条目，比如法律大条目的档案下要分清楚各门类的法律，而利用计算机管理的话就可以进行大流水作业，只需要归到一个法律的类号就可以了。
不仅仅是信息不全，手工查询的流程也比较繁琐，查询者先要查到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案档号信息查到档案在库房的存放地址，然后通知库房调卷，办理相关手续。纸质文件给检索调阅带来了困难，而且在这个过程中，查询的途径不够全、查全率低、查准率低，容易出现文件丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用档案资源向政府机关部门和公众提供良好的服务。
而且档案的数字化工作本身的程度也并不成熟，杭州市档案局(馆)馆藏档案以纸张的存储介质为主(25万卷×100页=2500万页)，辅助的存储介质有磁带(录音带(98盒)、影像带(400卷合规格有3/4和1/2))，黑白照片、彩色照片(10000张)和部分电子文档资料，主要的管理检索模式仍以手工进行。由于大部分的馆藏的存储介质是纸质文件，纸质文件不仅难以永久保存和备份，极易受到外界的环境的损坏，而且占用的大量空间，随着数量的不断增加，仓储的费用和管理成本不断增加。因此，在建设网上档案馆的同时，档案的数字化工作也要加快步伐。2003年11月4日，杭州信雅达股份有限公司与杭州市档案局正式签约合作，共同构建一个基于网络的现代化网上数字档案馆。
由于是国家档案局电子文件归档工作及建设示范数字档案馆的试点工程，杭州档案局在网上档案馆的建设中体会到了“先行者”的种种艰难，这其中又以确定需求分析下的功夫最大。信雅达和杭州市档案馆在项目之初花了2到3个月的时间做出了一个系统原型，然后再同档案局的每个业务处室进行沟通，对功能细节和流程进行了多次改动，前后共经历了三个模型，最后确立了档案数字化综合应用平台和档案局办公和业务管理应用平台相结合的模式，今年2月份投入试运行，5月系统基本定型。
在这个模式中，档案数字化综合应用平台是项目的核心应用平台，它包括了采集、管理、利用三个系统，并提供了权限管理、角色管理、基本数据维护等应用。这个平台基于IBM的DB2内容管理软件，主要的业务系统包括三个方面：档案采集系统、档案资源管理系统和档案资源利用系统，形成了从采集到利用的全程数字化。
档案局办公和业务管理应用平台则规划了局内办公事务工作和局业务管理工作两部分。该平台的作用是有效整合档案数字化综合应用平台这一核心应用，为用户提供统一的应用界面，并且实现电子文件元数据、安全性、共享性、法律效应的实现，并且实现办公事务工作包括机关公文管理(收文、办文、拟文、发文、传阅、归档等)和事务管理(会议管理、日程安排、通知通告等)等功能。
这样的系统规划充分体现了杭州档案馆突出“服务”的信息化建设理念，即利用网络的手段更好的为领导、机关和普通市民服务，而不是把侧重点仅仅放在档案资源的数字化上。杭州市档案局对网上档案馆项目的定位是“涵盖全市档案工作的各环节，以建立全市档案数字化综合应用平台为重点，以高效率的业务管理、高可靠的资源服务为宗旨，以满足档案利用者(单位或个人)和档案管理者(全市各档案馆室)需求为目标来建设实施。”
建设历程
