当今的电子邮件(e-mail)简直是肆行无忌。每个机构所担心的，并不是匆匆忙忙写下敏感性的内部信息会有什么后果，而是目前他们必须处理的电子邮件数量常常为工作平添障碍。

　　来自分析机构国际数据公司(IDC)的数字显示，在2002年，全球共发送了310亿封电子邮件；到2006年，这个数字可能将翻一番。此外，现在的公司治理规则要求大公司必须以可检索的方式对所有电子邮件进行存档。“电子邮件已成为一种负担，”英国顾问公司Butler Group的高级研究分析师伊恩查尔斯沃思(Ian Charlesworth)说。他是2003年一份报告《工作组及企业协作》(Workgroup and Enterprise Collaboration)的作者。

　　微软(Microsoft)公司的集团市场推广经理尼尔拉弗(Neil Laver)对这种说法表示赞同。他说：“即使几个人参与一个简单的项目，共同完成一个文档，也有可能产生几十封电子邮件。如果只使用电子邮件，则很难搞清楚整个工作流程，可见这种做法并不好。”

　　协同软件可能提供了一个解决办法。它利用了许多技术，包括实时通讯工具(例如IBM的Lotus Web Conferencing和Lotus Instant Messaging)以及异步工具(例如微软的Sharepoint，这是一种共享桌面，能使几组人使用中央控制的文档)。

　　可是，协同工具究竟能否减轻电子邮件的“负担”？它们会不会产生自己的问题？

　　供应商的论点是，协同软件可以为“超重”的电子邮件“瘦身”，从而提高工作效率。协同工具是微软Tomorrow’Work项目的重要支柱，目的是找出一些途径，让技术帮助机构应对不断改变的工作方式。

　　拉弗表示，“随着劳动力的灵活性和移动性不断增加，协同合作也更具挑战性。”他说，在一个员工遍布全球的企业中(例如制药公司)，只有借助协同工具，才能迅速地物色到具备相关技能的同行专业人士以及恰当的文档。

　　协同工具的一些优势显而易见。如果需要4个人完成一个文档，另外由两人审核，比较简单的做法是：将该文档存在一个中央位置，并备有一个一目了然的记录，显示何人在何时修改过文档。这总比通过电子邮件在6人之间来回发送好得多，因为6个人的收件箱内会有不同的“最终”版本。

　　若把协同工具与即时信息和网络会议结合起来，还能帮助员工实时地交流想法，解决问题。

　　在甲骨文 (Oracle)公司担任产品市场推广高级总监的提姆佩恩(Tim Payne)说：“其中一个主要的动力是降低出差费用，大家可以共享图表及Powerpoint演示文稿，还可以组织由一人主持、多人参与的网络会议。”

　　但是并非每个人都对此表示认同。国际数据公司研究经理罗伯特?马霍瓦尔德(Robert Mahowald)说：“要让这些工具达到像电子邮件般的流利及普及程度，还需要好几年的时间。”

　　马霍瓦尔德先生认为，电子邮件不同于协同软件，它能让大家在公司外部轻松地交流。他说，“如果我有渠道合作商，并希望他们使用我的协同服务，我就必须为他们提供软硬件，并支付相关费用。这种定价模式对于额外的公司资源共享和协同工作并不总是很方便。”

　　他还补充道，同样道理，即时通讯缺乏标准化，这就给与业务以外的人员沟通带来不便。

　　供应商认为，协同工具能帮助公司应对日渐繁多的规章制度，因为文档共享工具可产生一个便于审计的追踪记录，并可显示文档何时被何人修改过。然而同样地，如果要保存每次网络会议和即时通讯的详细资料，那么如何存储和管理这些让审计人员满意的信息，可能比简单地存储电子邮件及文档更具挑战性。

　　现在供应商们正尝试整合更多软件来解决这个问题，例如Oracle Collaboration Suite将所有的通讯记录保存在一个可检索的数据库中，但这些产品最终能否减少电子邮件的数量，现在尚不得而知。

　　此外，还有人担心，实时通讯可能比电子邮件更难控制。“与即时信息相比，你可以对电子邮件实施更大的控制。但你很难对即时信息的内容过滤，因为大家都期望信息在半秒内就送达收件人，” 马霍瓦尔德说。

　　各公司所要面对的挑战是，如何找到那些能从协同工具中获益的特定业务流程，而不是毫无章法地随意在整个公司全面铺开。

　　正如查尔斯沃思先生所言：“关键是公司要对协同技术进行多次反复测试，控制技术的全面推广，而且收效必须超过该技术的使用成本。”